O que é um sistema de gestão empresarial? As soluções de gestão podem ser divididas em:
Planejamento e processos organizacionais
Os softwares de Business Process Management (BPM) – Gerenciamento de Processos de Negócios, em português – são direcionados para o planejamento e a execução empresarial. Nesse sentido, encontramos as soluções de Gestão Empresarial, onde as rotinas e processos se encaixem no fluxo de trabalho por meio de Softwares.
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Gestão dos recursos
O ERP (sigla para Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento de Recursos da Empresa), mais conhecido como Sistema de Gestão Integrado, funciona através de módulos, no qual cada módulo corresponde a um setor ou área estratégica da empresa.
O gestor consegue ter uma visão ampla de todo o seu negócio por meio do ERP, o entendendo como funciona cada departamento, os custos, atividades e assim por diante. Assim, em vez de cada setor usar sua própria ferramenta de gestão, todos usam o mesmo sistema, favorecendo a integração e a troca de dados e informações.
Desse modo, diversas funcionalidades são incorporadas por um software de ERP, como gerenciamento de processos, gestão de projetos, relacionamento com clientes e fornecedores e Business Intelligence (BI).
Relacionamento com os clientes
Em primeiro lugar, o CRM – Customer Relationship Management (em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente) – é usado para registrar e organizar cada contato dos clientes e dos potenciais clientes com a empresa.
Com um CRM, a empresa pode reunir o máximo de informações para serem usadas de forma estratégica na atração, conversão e retenção de clientes. Dados coletados por meio de cadastros, interações com canais e profissionais da empresa e históricos de pagamentos são as formas de alimentar o sistema.
Comunicação de times
As plataformas de comunicação tornam o acompanhamento e a execução de projetos e atividades mais ágeis. Em tempo de trabalho remoto, um sistema para gerir a equipe torna a comunicação entre os colaboradores mais prática e alinha o time em torno dos mesmos objetivos.
As ferramentas de comunicação empresarial contam com espaços de trabalhos (workspaces) para estruturar e compartilhar tarefas e funcionam ao mesmo tempo como canal de comunicação, troca de arquivos e discussão para tomadas de decisões mais rápidas.
Qual é a importância de otimizar a gestão em uma empresa?
Atualmente, antigas formas de gerenciar, baseada em planilhas e processos manuais, não conseguem trazer os resultados necessários. Empresas que ainda não se atentaram para isso sofrem com custos de produção mais altos, erros e retrabalhos, perda de qualidade final em seus produtos ou serviços, dificuldades de atendimento ao cliente, problemas de logística e muitas outras questões.
Conseguir fazer cada vez mais, gastando cada vez menos. Metodologias ágeis, processos simplificados, equipes enxutas, uma cultura orientada a dados (data driven) e tecnologia são algumas das medidas para melhorar a gestão e expandir os negócios.
Para tanto, é um sistema de gestão empresarial que permitirá otimizar a gestão enxugando custos, reduzindo a burocracia, automatizando funções e deixando a empresa mais produtiva e eficaz. Então, o gestor e as equipes podem focar em inovações de produtos e serviços, em um atendimento de qualidade, em converter mais clientes e trabalhar com preços mais competitivos.
Quais as vantagens de um ERP para o seu negócio?
Um sistema de gestão integrada ou ERP automatiza uma série de processos e cruza dados de diferentes setores para oferecer informações precisas aos gestores, como necessidade de reposição de determinado item no estoque, cálculo do preço de vendas, controle das notas fiscais etc.
Com processos automatizados, o trabalho manual é minimizado, o que impacta na redução do pagamento de horas extras e do retrabalho por erros de digitação ou informações perdidas, além de aumentar a produtividade e agregar segurança às informações.
Na prática, um sistema de gestão contribui para:
Obter indicadores de vendas e conhecer melhor os consumidores para fazer previsões mais assertivas e planejar as campanhas e as reposições de estoque;
Acompanhar o fluxo de caixa e as projeções para enxergar a situação financeira da empresa e tomar medidas necessárias para reduzir custos ou cortar gastos;
Simplificar os processos operacionais e reduzir a burocracia para emissão de notas fiscais, controle de estoque, gestão de equipe e comunicação entre os setores;
Automatizar o fluxo de trabalho entre departamentos. Um produto vendido é registrado no sistema e automaticamente ocorre a baixa do item no estoque e um alerta para a área de compras.
Gerar relatórios e obter informações precisas e de qualidade sobre o andamento dos negócios, o que agrega mais inteligência à gestão;
7 dicas de como implementar um sistema de gestão
Primordialmente, o momento da implantação de um novo sistema de gestão, como um ERP, é crucial para a empresa. A troca de uma ferramenta para outra ou a entrada de uma tecnologia na empresa demanda mudança de mindset.
Portanto, é necessário fazer um planejamento e contar com a expertise do fornecedor para uma transição segura.
Veja a seguir os principais passos para o sucesso na implantação de um software de gestão integrado:
1. Defina o projeto
Detalhe as etapas de implantação e atribua um ponto de contato entre a empresa e o fornecedor.
2. Prepare o terreno
Primeiramente, faça o backup dos dados e monte uma equipe com pelo menos um colaborador de cada área envolvida.
3. Planeje a migração dos dados
Primeiramente, avalie se deverá ser uma migração rápida ou lenta, e feita por departamentos. Considere se a empresa pode ficar com algumas operações indisponíveis e por quanto tempo. Sendo assim, decida o melhor horário para migrar os dados.
4. Acompanhe o processo
Assegure uma comunicação efetiva entre o fornecedor e a equipe designada. Em outras palavras, é fundamental coletar os feedbacks de colaboradores para fazer os ajustes necessários.
5. Analise o impacto no negócio
O ERP impacta na dinâmica da Empresa. Dessa forma, modifico os procedimentos necessários.
6. Treine a equipe
Faça treinamentos para os colaboradores, crie materiais de apoio, foque nos usuários buscando responder suas dúvidas, para que todos compreendam as funcionalidades da aplicação.
7. Saiba quando trocar de sistema de gestão
Por fim, para saber se é o momento de trocar a ferramenta de gestão integrada da sua empresa, avalie as atuais necessidades do negócio e os principais gargalos em termos de processos. E, então, verifique os fornecedores que oferecem soluções de acordo com a sua realidade.
Confira também o quão fácil é usar o software, se existe treinamento e suporte do desenvolvedor, nesse sentido, a experiência da empresa por trás da tecnologia, os detalhes técnicos relacionados ao seu setor e a experiência de outras companhias utilizando o sistema.
Fonte: Sankhya
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