(Fonte: SAP)
A implementação de um novo sistema ERP oferece uma grande oportunidade de transformar sua empresa digitalmente.
Além de superar a funcionalidade limitada ou a tecnologia desatualizada de seu sistema legado, você também pode usar os recursos do moderno sistema ERP para aproveitar novas oportunidades de negócios.
No entanto, nem todas as implementações transcorrem sem problemas. Então, como preparar sua empresa para uma implementação de ERP bem-sucedida? Como evitar custos e riscos desnecessários? As melhores práticas de implementação de ERP podem ajudar você a evitar armadilhas comuns e obter os benefícios de seu novo sistema ERP mais rapidamente.
Por onde você deve iniciar seu projeto de ERP?
Quando pensam em implementação de sistemas, as pessoas geralmente começam com os recursos desejados. Mas novos recursos ou tecnologias não são a questão principal – o que uma empresa precisa para o crescimento são processos de negócios modernos. Você aumentará a competitividade e atenderá melhor aos clientes internacionais somente com processos eficazes que tornam sua empresa ágil e responsiva.
Muitas vezes, os processos existentes são inflexíveis e não atendem às demandas da empresa. Mesmo quando são comprovados e econômicos, eles geralmente precisam ser atualizados para acompanhar a constante evolução das necessidades, ou aprimorados com novos recursos, como acesso móvel, alertas e Business Intelligence. Portanto, é importante manter esses processos sempre no centro de seu plano de implementação.
Qual é o maior fator de sucesso? Sua equipe de projetos.
Estudos de caso de implementação de ERP mostram sempre a mesma história: o fator decisivo para o sucesso ou fracasso do projeto é a equipe de implementação. Um software excelente só é excelente quando implementado por uma equipe forte. Se as pessoas não tiverem tempo, suporte ou habilidades para realizar o trabalho com eficiência, o sucesso não virá e o projeto provavelmente sofrerá com atrasos, custos adicionais e/ou software que não atenderá às necessidades da empresa.
Estudos de caso de implementação de ERP mostram sempre a mesma história: o fator decisivo para o sucesso ou fracasso do projeto é a equipe de implementação.
Muitas vezes, empresas que tiveram contratempos ou fracassos na implementação de ERP atribuíram uma equipe que “tinha tempo” para trabalhar no projeto. Mas para ter sucesso, você precisa recrutar pessoas “indispensáveis” – profissionais ocupados, que conhecem os processos de negócios, trabalham bem com outros membros da organização e têm o respeito da gestão executiva. Atribua essas pessoas ao projeto em tempo integral (40 horas), ou no máximo possível de horas por semana.
Não inclua na equipe principal do projeto alguém que não possa dedicar pelo menos 25% de seu tempo a ele (no mínimo, 10 horas por semana). Os membros da equipe que dedicarem menos de um quarto do tempo só poderão acompanhar as atividades, mas não agregarão valor ao projeto.
O suporte executivo à equipe também é fundamental. Todas as grandes implementações envolvem a tomada de decisões em relação a prioridades, além da avaliação de prós e contras de recursos. Sem forte apoio e compromisso, até equipes qualificadas podem ter dificuldades.
Implementar um sistema ERP moderno rapidamente é uma das realizações mais significativas que uma empresa pode alcançar. Vale a pena dedicar seus melhores talentos e estabelecer a base para o sucesso antecipadamente.
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Como planejar seu ERP
Planeje a sequência de implementação de forma realista. Considere a disponibilidade de sua equipe de liderança, gerentes e especialistas internos que contribuirão com o projeto.
Priorize suas necessidades para que você possa se concentrar nas grandes vitórias enquanto desenvolve uma base de software e tecnologia central que cresça de acordo com as demandas de sua empresa.
Em outras palavras, seu plano detalhado e KPIs serão personalizados para atender às suas necessidades específicas. No entanto, as seguintes atividades-chave são etapas comuns em todas as implementações bem-sucedidas:
As principais etapas envolvidas no planejamento de implementação de ERP
1. Selecione um parceiro de software e serviços para ajudar na implementação.
Sua equipe de projetos precisará de ajuda, pois provavelmente não tem muita experiência na implementação de software ERP. Pesquise e selecione um ou mais recursos qualificados de consultoria de implementação de ERP com amplo conhecimento e prática do aplicativo que você vai instalar. Certifique-se de que eles entendem como a nova solução de software deve dar suporte aos seus processos de negócios atuais e em constante evolução. Converse com referências para verificar isso.
Seus parceiros de software e serviços devem ter pessoal treinado no setor e disponível para os locais de sua empresa. Se você tem clientes e fornecedores internacionais, seus parceiros devem ter habilidades de negócios, idioma e moeda multinacionais para agilizar a implementação.
Por fim, revise o software de gerenciamento de projetos que seu parceiro usa para garantir que ele seja compatível com seu sistema interno de planejamento, programação e monitoramento.
2. Detalhe todas as tarefas do projeto.
Seu parceiro de implementação ajudará você a desenvolver uma lista detalhada de tarefas de tudo o que precisa ser feito. Essa lista será extensa. Só o treinamento, por exemplo, inclui várias tarefas:
- Treinamento da equipe do projeto: sua equipe precisa aprender sobre o software para poder decidir como adaptar seus processos de negócios.
- Treinamento da equipe de TI: essa equipe deve ser treinada para entender como instalar e manter o sistema da melhor forma.
- Treinamento de usuários de negócios: todos que usarão o software devem aprender como ele funciona.
- Treinamento contínuo: novos usuários precisarão de treinamento à medida que se juntarem à empresa, portanto, você precisará de um plano de longo prazo.
A lista de tarefas deve ser dividida em fases. Determine um tempo para executar um projeto piloto na sala de reunião, com personalização do aplicativo, integração com outros aplicativos e fontes de dados, implementação de infraestrutura, depuração de dados, aceitação do usuário e assim por diante.
Seu parceiro de implementação fornecerá uma lista detalhada de todas as fases e etapas necessárias.
3. Calcule as horas de trabalho.
Faça uma previsão cuidadosa da quantidade de tempo necessária para cada tarefa. Para tanto, entenda a tarefa e o trabalho em questão e atribua o número de “horas de trabalho” necessárias. Pode ser um intervalo de horas, mas deve ser preciso. Some as horas de trabalho de cada fase do projeto e atribua a execução da tarefa à pessoa responsável.
Essa pode ser uma tarefa assustadora e é por isso que é importante envolver um parceiro de implementação familiarizado com a solução de software. Se você fizer um bom planejamento, poderá calcular com precisão seu cronograma, determinar se precisa de ajuda fora da equipe atual e evitar que o escopo saia do controle.
4. Crie uma programação realista.
Agora que você tabulou as horas de trabalho disponíveis e necessárias, poderá criar uma programação gerenciável. Em muitos casos, a primeira etapa revela um problema de capacidade em comparação ao prazo de implementação apresentado aos executivos originalmente.
Aqui está um exemplo de cálculo que ilustra as possíveis discrepâncias:
- Prazo desejado para o início de operação do projeto = 12 meses ou 1 ano
- Número total de horas de trabalho disponíveis em um período de 12 meses = 540/semana ou 28.080 horas/ano
- Número total de horas de trabalho necessárias para a implementação = 42.000 horas no total
- Horas necessárias divididas por horas disponíveis por ano = 1,496 ano
O resultado? Sabe-se que a data de operação não será cumprida antes do início do projeto. Aqui estão algumas soluções possíveis:
- Reduzir o escopo – mesmo que a equipe tenha concordado que essas tarefas são essenciais
- Estender o prazo para uma data realista
- Adicionar mais recursos internos e externos (horas de trabalho disponíveis)
- Dividir o projeto em fases
É aqui que a equipe de gestão executiva deverá tomar uma decisão. Este é apenas um exemplo de por que a equipe de gestão deve estar envolvida no processo de seleção e implementação de software.
5. Execute um projeto piloto na sala de reunião.
Em primeiro lugar, após a apresentação do projeto e antes do início de sua operação, execute um teste ou piloto (em uma sala de reunião) antes da implantação completa. Este piloto garantirá a inclusão dos processos de negócios adequados para as necessidades atuais e futuras da empresa. Ao desenvolver os novos processos, é importante entender a gama de opções disponíveis em seu sistema ERP e validar os processos com a equipe do projeto e os stakeholders da comunidade de usuários.
Primordialmente, nesta fase de várias semanas, seu parceiro de implementação instalará um software piloto que permite testar todos os seus processos e garantir que eles funcionem como esperado, sem surpresas. Muitas vezes, você pode aplicar as melhores práticas para economizar tempo, principalmente se tiver ferramentas de configuração para fazer ajustes de baixo custo enquanto refina suas operações.
6. Depure os dados.
Parece simples, mas a depuração dos dados é uma atividade muito demorada. É melhor começar a avaliar a precisão dos dados o mais rápido possível, pois é preciso muito esforço para concluir essa etapa corretamente. Durante o projeto, ocorrerão alterações nos processos de negócios. Portanto, prepare-se para etapas adicionais de gerenciamento de dados durante a implementação.
7. Mantenha todos bem informados.
Semanalmente, um membro da equipe deve entrar em contato com todos os principais stakeholders para que eles conheçam os pontos positivos e “não tão positivos” do andamento do projeto de implementação. Em seguida, o pior cenário é quando as pessoas não são atualizadas e são pegas de surpresa.Porém, a maioria dos bons sistemas de gerenciamento de projetos tem representações visuais do avanço do trabalho.
Nem todas as empresas têm as mesmas questões, então é melhor revisar seus processos de negócios e priorizar quais problemas devem ser resolvidos primeiro. Do contrário, aqui está uma lista de áreas de alto valor a serem consideradas:
Business Intelligence, incluindo alertas e dashboards de gestão:
sua equipe precisa de atualizações rápidas sobre os problemas de negócios, bem como da capacidade de detalhamento para resolver os assuntos de forma ágil – no escritório, em casa ou em trânsito. Você precisa de Business Intelligence e dados integrados que residam em um único banco de dados.
Gestão do relacionamento com o cliente (CRM):
Hoje, os processos de CRM geralmente afetam todas as partes de uma empresa. Vendas diretas, distribuidores, showrooms do varejo, e-commerce, serviços externos e atendimento ao cliente compartilham informações com gerenciamento de pedidos, operações, compras, engenharia, contas a receber e expedição.
Finanças e contabilidade:
transações financeiras, KPIs e funções analíticas precisas e em tempo real são essenciais para as empresas e devem abranger todos os departamentos e filiais. Além da contabilidade, eles devem ser integrados com cálculo de custos, orçamento, previsões, projetos, gestão de ativos, compliance e administração de caixa.
SCM (gestão da cadeia de suprimentos) e produção:
cronogramas apertados, margens baixas e disrupções na cadeia de suprimentos desafiam todas as empresas. Administrar tudo isso requer um esforço da equipe – trabalhando com fornecedores, transportadoras, empresas de importação/exportação, bancos e outros parceiros – geralmente em dispositivos móveis em muitos locais.
RH (recursos humanos):
A gestão de uma força de trabalho diversificada está mais desafiadora do que nunca e sua equipe precisa de acesso imediato e seguro às informações dos colaboradores para folha de pagamento, benefícios, orçamento, programação e necessidades de compliance. Além disso, o recrutamento, o desenvolvimento e a retenção de colaboradores têm grande participação na avaliação dos planos de negócios atuais e propostos.
Idiomas, moedas e locais multinacionais:
medida que você amplia seu negócio, principalmente se ingressar em novas regiões ou países. Precisará da capacidade de abrir e expandir novas operações de forma consistente e rápida. Isso demanda recursos de software amplos e avançados, bem como serviços consistentes de seu fornecedor de software em cada local.
Mobilidade:
A capacidade de acessar informações e trabalhar remotamente tornou-se vital – como demonstrado pela pandemia de COVID-19. As empresas com ferramentas que habilitem a rápida adaptação podem ganhar vantagem em tempos de disrupção.
Avaliação de sistemas ERP
Escolhendo um novo software ERP? Obtenha dicas de como avaliar seu próximo sistema.
Dicas para reduzir os riscos de implementação
Todo projeto tem um elemento de risco, mas apresentamos cinco dicas valiosas para melhorar suas chances de concluí-lo dentro do prazo e do orçamento.
- Selecione software, processos de negócios e parceiros de implementação com know-how local e setorial. Sempre converse com referências de empresas como a sua.
- Não force a tecnologia ultrapassada além de seus limites. Elimine sistemas antigos, desatualizados e independentes e, na medida do possível, consolide seus dados em um único banco de dados (versão única da verdade) com Business Intelligence integrada para desempenho multinacional.
- Na economia digital, as empresas geralmente precisam integrar sistemas em todas as unidades de negócios e também com clientes e fornecedores. Certifique-se de ter recursos de integração na nuvem e expertise com redes de fornecedores.
- Evite que o escopo do projeto saia do controle. É comum descobrir necessidades e oportunidades durante a implementação de ERP, por isso é importante gerenciar pedidos de alteração para evitar atrasos e estouro de orçamento.
- Assegure uma expertise consistente em todas as filiais de sua empresa. Você precisa oferecer treinamento, implementação e suporte – muitas vezes obtidos com uma combinação de gestão local, distribuidores de software, empresas de consultoria e seu parceiro de software.
Dicas para evitar custos extras de implementação de ERP
Dessa forma, o investimento no novo sistema ERP inclui compromisso de tempo de sua empresa, consultoria em processos de negócios e implementação, serviços de software e nuvem, além de equipamentos, como computadores, tablets e celulares – por isso é importante controlar o projeto e os custos.
Aqui estão algumas áreas-chave a monitorar:
- Mantenha o foco no TCO (custo total de propriedade). Gerencie seus custos totais e benefícios ao longo do tempo para minimizar despesas e maximizar o retorno. Lembre-se de que as implementações do sistema ERP terão grande impacto em seus negócios.
- Siga a direção da empresa e não force alterações de processos desnecessárias. Em muitos casos, as empresas são pressionadas a mudar a forma como operam para se adequarem ao software, o que aumenta os custos de implementação e operação.
- Mantenha o foco nos processos de negócios rotineiros que agregam valor significativo à empresa. Gestão de pedidos de clientes, atualização de preços, inclusão de novos produtos e serviços, alteração de detalhes de produção e integração de novos colaboradores são exemplos desses processos de rotina.
- Evite personalizações e aproveite elementos como interface de usuário configurável, dashboards, alertas, workflows, Business Intelligence e recursos móveis. Com isso, você pode otimizar o trabalho de todos os departamentos, bem como fazer ajustes rápidos e econômicos, conforme necessário.
- Ataques de hackers ao sistema e violações de dados custam caro. Ao acessar a Internet, use uma solução segura de Cloud ERP e, quando apropriado, confirme se os seus fornecedores de software e serviços oferecem suporte a uma série de opções de implementação de software seguro.
