Implantação de ERP: confira 8 dicas para mais efetividade

(fonte: https://www.senior.com.br/)]

1. Avalie processos e etapas da implantação de ERP

Antes de selecionar e implementar um sistema ERP, é essencial avaliar seus processos de negócios existentes. Isso ajudará a identificar áreas que precisam de melhoria e personalização no novo sistema. Considere o seguinte:

• documente e analise todos os processos de negócios existentes: desde vendas e finanças até cadeia de suprimentos e recursos humanos;
• identifique onde ocorrem atrasos, erros ou ineficiências em seus processos atuais;
• estabeleça metas claras para o que deseja alcançar com o ERP. Isso inclui redução de custos, aumento da eficiência ou expansão para novos mercados.

Ao ter uma compreensão sólida de seus processos de negócios e metas, você estará mais bem preparado para escolher a solução de ERP certa. O passo seguinte será personalizar tudo isso para atender às suas necessidades.

2. Defina um profissional responsável

A implantação de um sistema ERP é uma tarefa complexa que requer uma equipe dedicada e um líder de projeto competente. Nomear um profissional responsável pela implantação é crucial para garantir que o projeto seja bem-sucedido.

Essa pessoa desempenhará um papel fundamental na coordenação de todas as etapas: comunicação com fornecedores de ERP e na garantia de que os prazos e orçamentos sejam cumpridos.

3. Capacite a equipe

Forneça treinamento para todos os usuários do sistema, desde funcionários da linha de frente até gerentes. Isso garantirá que todos saibam como usar o ERP para realizar suas tarefas diárias.

Esteja preparado para uma mudança cultural. Explique à equipe como o ERP melhorará os processos e benefícios a longo prazo, mesmo que haja resistência inicial.

Ofereça suporte contínuo à medida que a equipe começa a usar o ERP no ambiente de produção. Este é um momento crítico para esclarecer dúvidas e resolver problemas. Ouça o feedback dos usuários e esteja disposto a fazer ajustes no sistema, se necessário. Isso demonstrará que as preocupações da equipe são valorizadas.

4. Conte com o auxílio de especialistas

A implementação de um sistema ERP não é um empreendimento que você deve enfrentar sozinho. É altamente recomendável contar com a assistência de especialistas que conhecem os meandros do processo de implantação. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os especialistas podem ajudar:

• os especialistas têm conhecimento profundo sobre o sistema ERP que você está implementando e podem orientá-lo na configuração e personalização adequadas;
• eles têm experiência em projetos de implantação semelhantes e podem antecipar desafios comuns e fornecer soluções eficazes;
• podem treinar sua equipe interna para garantir que todos compreendam completamente como usar o ERP;
• estão disponíveis para oferecer suporte técnico durante todo o processo de implantação e após a conclusão do projeto;
• podem ajudar a identificar e mitigar riscos associados à implantação, garantindo que o projeto permaneça dentro do prazo e do orçamento.

5. Capriche na escolha do fornecedor

A escolha do fornecedor de ERP é tão importante quanto a seleção do sistema em si. Certifique-se de que o fornecedor tenha uma sólida reputação e ofereça um serviço de qualidade. Aqui estão alguns critérios para avaliar ao escolher um fornecedor de ERP:

• procure um fornecedor que tenha experiência no seu setor ou segmento de mercado, pois isso garante que eles entendam as nuances específicas do seu negócio;
• verifique as referências e casos de sucesso do fornecedor para confirmar sua capacidade de entrega;
• certifique-se de que o fornecedor ofereça suporte pós-implantação confiável para lidar com problemas e atualizações futuras;
• avalie a capacidade de personalização da solução oferecida pelo fornecedor para atender às necessidades exclusivas da sua empresa;
• considere não apenas o custo inicial, mas também o custo total de propriedade a longo prazo, incluindo licenças, manutenção e atualizações.

6. Planeje e monitore o projeto de perto

Um planejamento sólido e monitoramento contínuo são essenciais para o sucesso da implantação do ERP. Aqui estão algumas etapas importantes nesse processo:

• desenvolva um cronograma realista que leve em consideração todas as etapas do projeto, desde a seleção do ERP até a fase de pós-implantação;
• estabeleça um orçamento que cubra todas as despesas relacionadas à implantação, incluindo custos iniciais, custos de treinamento e suporte;
• monte uma equipe de projeto dedicada que inclua representantes de diferentes departamentos e especialistas em ERP;
• acompanhe regularmente o progresso do projeto em relação ao cronograma e ao orçamento;
• mantenha uma comunicação aberta e eficaz com todos os envolvidos no projeto, incluindo a equipe interna, especialistas e fornecedores;
• realize testes rigorosos do sistema antes de implantá-lo completamente, pois isso ajudará a identificar problemas e corrigi-los antes que afetem as operações comerciais.

7. Planeje a migração de dados

A migração de dados em uma implantação de ERP requer planejamento meticuloso para evitar perdas e garantir uma transição suave. Aqui estão dicas essenciais:

1. faça backup adequado — antes de começar, faça backups completos de dados críticos, incluindo clientes, fornecedores, inventários e registros financeiros;
2. verifique a integridade e precisão dos dados antes da migração para evitar problemas no novo sistema ERP;
3. considere migrações escalonadas, começando com dados menos críticos e progredindo gradualmente;
4. após a migração, teste minuciosamente para garantir transferência correta de dados e funcionalidade do ERP;
5. tenha um plano sólido para lidar com imprevistos e restaurar dados em caso de falhas;
6. verifique se os dados foram transferidos corretamente e se estão sendo usados eficazmente;
7. estabeleça monitoramento para manter a integridade dos dados ao longo do tempo.

A migração de dados é crítica; planejamento cuidadoso, validação e testes são essenciais para garantir o sucesso e a integridade dos dados no novo sistema ERP.

8. Desempenho da empresa

A empresa também é reconhecida por seu compromisso com a qualidade, segurança e eficiência das informações, garantindo que seus clientes tenham acesso a uma solução confiável e de alto desempenho.

Em conclusão, a implantação de um sistema ERP é um passo fundamental para aprimorar a eficiência operacional e impulsionar o sucesso dos negócios. No entanto, é uma tarefa complexa que requer planejamento, comprometimento e a escolha do parceiro certo. Seguindo as dicas destacadas neste artigo, você estará no caminho certo para uma implantação de ERP bem-sucedida.